Mengapa ada surat dinas selain surat pribadi sebagai alat korespondensi? Siapa yang diperbolehkan menulis surat dinas? Bagaimana ciri surat dinas dari segi bentuk?
Daftar Isi
Pengertian Surat Pribadi Dan Surat Dinas
Ada bermacam-macam jenis surat yang ada di dunia ini. Dua di antaranya adalah surat pribadi dan surat dinas. Surat pribadi adalah jenis surat yang menjelaskan kepentingan pribadi yang ditujukan ke suatu pihak. Sedangkan surat dinas adalah surat resmi yang ditulis dan dikeluarkan oleh organisasi atau lembaga tertentu. Biasanya digunakan untuk pemberitahuan, penugasan dan alat korespondensi.
Alasan Mengapa Ada Surat Dinas Selain Surat Pribadi Sebagai Alat Komunikasi
Berikut alasan kenapa surat dinas bisa digunakan sebagai alat korespondensi.
-
Surat Dinas Lebih Praktis
Apa saja unsur pada surat dinas? Surat dinas lebih praktis dibandingkan surat pribadi. Dibilang lebih praktis karena surat resmi memiliki kemampuan untuk memuat informasi atau berita yang sangat banyak. Penulis surat resmi boleh menuliskan informasi atau berita apa saja yang ingin dibicarakan atau didiskusikan kepada penerima surat.
-
Tingkat Kerahasiaan Surat Dinas Lebih Terjamin
Tingkat kerahasiaan surat dinas lebih terjamin daripada surat pribadi. Sehingga orang lain tidak akan mengetahui maksud dari pesan yang telah ditulis. Penulis surat dinas tidak perlu takut jika suratnya dibaca oleh orang. Melalui surat dinas, penulis tidak perlu takut jika pesan yang ditulisnya dibaca oleh orang yang bukan seharusnya.
Surat dinas tidak boleh dibuka apalagi dibaca oleh orang lain. Hanya penerima surat atau orang yang berhak yang boleh membaca.
-
Surat Dinas Lebih Ekonomis
Berkomunikasi dengan cara berkirim surat dikatakan sangat ekonomis. Hal ini dihubungkan dengan ongkos yang dibutuhkan jika berkomunikasi melalui surat. Dengan biaya yang relatif murah dibandingkan telepon, pesan kepada seseorang yang dikirim dengan surat dinas bisa diterima dengan baik.
Jika dibandingkan dengan telepon, maka kemungkinan si pengirim surat perlu menyiapkan biaya yang lebih. Karena Biaya telepon interlokal untuk membicarakan informasi atau seseorang kepada seseorang tentunya tidak murah. Apalagi semakin lama maka semakin mahal.
Kalau berkomunikasi dengan surat, penulis surat bisa menulis informasi atau berita sebanyak mungkin tanpa harus takut terbebani oleh biaya. Palingan penulis surat hanya perlu menyiapkan biaya untuk membeli perangko.
-
Surat Dinas Lebih Efektif
Penggunaan surat dinas lebih efektif karena informasi yang dikirim lebih utuh, lengkap dan menyeluruh. Sehingga penerima surat bisa membacanya dengan jeli. Ini karena surat dinas mampu memuat banyak informasi. Terkait kalimat pembuka, data tabel, berbagai macam tembusan.
-
Memakai Bahasa Gaul
Surat dinas mampu memuat banyak berita atau informasi sebanyak-banyaknya. Si penulis surat tidak perlu menyingkat kata banyak istilah khusus atau singkatan khusus yang sulit dimengerti. Selain itu biayanya relatif murah. Di sinilah letak keefektifan surat, dengan biaya seminimal mungkin tapi manfaatnya sangat besar.
-
Dapat Disimpan atau Diarsipkan Sebagai Dokumentasi
Surat dinas lebih baik daripada surat pribadi jika dibandingkan dengan telepon dalam hal dokumentasi. Ada kemungkinan si penerima surat lupa akan data atau informasi yang pernah dibicarakan. Ada kemungkinan juga akan ada masalah karena ada informasi yang tidak sesuai. Maka solusinya tinggal membuka surat yang sudah didokumentasikan atau diarsipkan.
Kelebihan surat dinas adalah memiliki nomor surat. Di nomor surat itu sudah dicantumkan tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Jadi akan mudah nantinya jika harus mencari informasi atau berita yang terkait. Kita cukup mengingat bulan dan tahunnya.
Beda dengan alat komunikasi modern contohnya telepon yang tidak ada catatan dokumentasi. Juga aplikasi pesan di smartphone saat ini yang mengharuskan pengguna smartphone melakukan scroll ke atas yang tentunya sangat merepotkan.
Nah itulah jawaban mengapa ada surat dinas selain surat pribadi sebagai alat korespondensi. Semoga mengerti ya!
