Mengapa surat dinas harus menggunakan bahasa baku dan berbeda dengan surat niaga? Mengapa dalam penulisan surat harus memakai bahasa indonesia yang baik dan benar?
Daftar Isi
Pengertian Dan Fungsi Surat
Surat merupakan salah satu sarana atau media untuk berkomunikasi dan menyampaikan pesan kepada orang lain melalui tulisan. Pada zaman sebelum adanya alat telekomunikasi telfon, surel, dan lain sebagainya, berkirim surat menjadi satu-satunya cara untuk bisa saling berkomunikasi dalam jarak yang jauh. Dapat dikatakan jika surat merupakan cara berkomunikasi dalam radius jarak jauh yang tertua.
Aturan Menulis Surat
Awalnya, tidak ada aturan baku dalam penulisan surat. Orang hanya terbiasa membuat surat dengan diawali salam atau menyapa sang penerima surat, menyampaikan informasi, kemudian diikuti penutup berupa salam penutup. Banyak juga yang menambahkan tanggal atau waktu penulisan surat di bagian awal surat.
Dahulu surat juga lebih banyak ditujukan kepada individu. Para individu tersebut saling mengirimkan kabar satu sama lain, baik dengan teman, keluarga, pasangan, dan lain sebagainya. Surat-surat tersebut ditulis tangan oleh pengirimnya. Ada kesan tersendiri ketika orang-orang dapat menulis, mengirimkan, dan menerima surat. Terlebih, jangka waktu pengiriman surat bisa memakan waktu yang cukup lama.
Alasan Mengapa Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku
Mengapa dalam penulisan surat dinas harus menggunakan bahasa baku? Surat menyurat juga digunakan oleh lembaga, instansi, atau perusahaan untuk memberitahukan sesuatu kepada sesama pekerja di dalam lembaga, instansi, atau perusahaan. Bisa juga digunakan antar lembaga, instansi, atau perusahaan.
Awalnya surat yang dikeluarkan lembaga, instansi, atau perusahaan juga tidak terlampau rigid dalam hal struktur penulisannya dan bahasa yang digunakan.
Akan tetapi, seiring dengan berjalannya waktu, ada aturan-aturan yang harus dilaksanakan dalam pembuatan surat di instansi, lembaga, atau perusahaan. Bahasa yang digunakan juga harus formal karena menyangkut aturan dan tata laksana dalam sebuah instansi, lembaga, atau perusahaan.
Di dalam instansi, lembaga, atau perusahaan biasanya terdapat struktur organisasi yang menggambarkan jabatan dan fungsi masing-masing individu. Adanya jabatan tersebut kemudian membuat terbentuknya aturan untuk menggunakan bahasa formal dalam kegiatan perusahaan, instansi, atau lembaga. Pun dilakukan dalam hal surat menyurat.
Aturan Penulisan Surat Dinas Harus Menggunakan Bahasa Baku
Alasan utama mengapa surat dinas harus menggunakan bahasa baku adalah karena bahasa yang baku dan formal menunjukan kesopanan yang menjadi adab atau nilai-nilai yang dianut dalam sebuah lembaga, instansi, maupun perusahaan. Bahasa formal juga memperlihatkan keseriusan dalam surat yang dibuat. Artinya bahwa surat tersebut membawa pesan atau informasi yang penting sehingga perlu disampaikan.
Salah satu surat resmi yang banyak dibuat oleh instansi atau lembaga adalah surat dinas. Surat dinas merupakan surat resmi yang dibuat dengan tujuan untuk keperluan dinas. Terdapat banyak macam surat dinas, seperti untuk kepentingan landasan kerja, untuk memo, adanya perubahan pada sebuah lembaga atau instansi, bisa juga menjadi sebuah alat legalitas.
Macam Macam Surat Dinas
Jenis-jenis surat dinas adalah sebagai berikut :
- Surat perjalanan dinas
- Surat instruksi atau keputusan
- Kemudian surat izin
- Dan surat perjanjian
Di dalam surat dinas terdapat struktur bakunya tersendiri. Struktur ini tidak bisa hilang dan harus ada dalam setiap surat dinas yang dikeluarkan oleh suatu instansi. Adapun struktur surat dinas meliputi:
Struktur Surat Dinas Dan Penjelasannya
Kop surat, bagian ini menunjukan identitas dari instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat dinas. Dengan adanya kop surat, dapat diketahui siapa yang mengeluarkan surat tersebut.
- Tanggal surat berisi tanggal dibuatnya surat, bagian ini biasanya terletak di atas lembar surat bagian sebelah kanan. Tidak hanya mencantumkan tanggal, tetapi dalam bagian ini juga dicantumkan tempat pembuatan surat.
- Nomor surat, berisi rangkaian angka yang menjelaskan surat tersebut merupakan surat keberapa yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga. Selain itu menampilkan singkatan nama lembaga dan tahun dibuatnya surat tersebut.
- Perihal dan lampiran, bagian ini masih terdapat di atas lembar surat. Keduanya biasanya diletakkan atas bawah, yakni lampiran terlebih dahulu kemudian di bawahnya diikuti perihal. Perihal menunjukan dengan singkat isi informasi dari surat tersebut. Atau tujuan dari pembuatan surat tersebut. Sedangkan lampiran berisi jumlah berkas atau dokumen lain yang ikut dilampirkan di dalam surat dinas.
- Alamat tujuan, bagian ini berisi nama individu atau instansi yang ingin dituju lengkap dengan alamatnya. Umumnya dalam penulisan nama individu, bagian depan sebelum nama dibubuhi kata Kepada Yth, atau Yth untuk menunjukan penghormatan.
- Salam pembuka, biasanya berisi kalimat dengan hormat atau saya yang bertanda tangan di bawah ini.
- Isi surat berisi informasi atau pesan yang ingin disampaikan. Penyampaian isi surat dalam surat dinas tidak perlu terlampau berbelit.
- Penutup dan salam penutup, berisi kalimat ucapan terima kasih untuk perhatian yang diberikan kepada pembaca surat. Kemudian diakhiri dengan kalimat hormat saya.
- Nama pengirim, berisi nama lengkap dan jabatan dari pengirim surat.
- Tembusan adalah bagian akhir dari surat dinas, isinya adalah nama-nama instansi, jabatan, atau individu yang berhak mendapatkan salinan surat dinas.
Itulah jawaban singkat kenapa surat dinas harus menggunakan bahasa baku. Semoga kamu semakin paham mengapa surat dinas harus menggunakan ragam bahasa formal ya!
